ミスのない仕組みを構築する
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。
毎日ブログ1363日目
おはようございます！
連休の合間ですが、
会計事務所にはゴールデンウィークはありません。
もちろん暦通りの営業体制ですが、
３月決算法人の申告月となる５月は、
ただでさえ時間が足りません。
だから毎年休日返上でお仕事なのです(^^;
去年は令和に変わるという事で
お祭り騒ぎの大連休でしたね。
今年はコロナで仕事がやりにくいです。
さて、
コロナということで
在宅での業務を取り入れて
仕事をしています。
直接面前でのコミュニケーションだと
上手く伝わることが、
文章での連絡となると
相手が見えないので、
勘違いなどのミスが生じる可能性が高まります。
そうならないために、
事務所内でのルールを作りました。
明日は月初の勉強会があるので、
そこで事務所内でシェアしていきます。
具体的には、
コミュニケーションツールの一元化と、
そのツールの使用方法の徹底です。
藤垣会計ではチャットワークという、
ツールを使っています。
ラインと違いセキュリティや管理の面で
大きく優れているのですね。
ただ、
その活用を徹底してこなかったから、
お客様がすでに使用しているラインやメールなどで
コミュニケーションしていることが多いようです。
もしくは、連絡手段が電話だけの方も
多くいらっしゃるのが事実です。
このコロナウィルスの影響で、
国等の様々な支援策などが発表され、
それを少しでも早くお伝えすることが
私たちに役割だと感じて
仕事をしているのですが、
連絡手段がバラバラで徹底されていないため、
せっかくの情報がなかなか伝えることに苦労しています。
経営者の皆さんは、
この先どうなるのかという不安や恐怖と
闘っています。
そんな時に相談相手になれるのは、
私たち税理士事務所しかないのです。
お客様から積極的にコンタクトをいただければ、
こちらも対応しやすいのですが、
積極的に連絡をいただけず
ご自身で抱え込んでおられる経営者も
おられるんですよね。
そんな方にも、
ダイレクトに支援策の案内や
励ましの言葉が送れるツールがあるというのは
とても助かるのですよね。
情報伝達ツールを一元化することで、
業務が見える化する効果もありますので、
新規の方はもちろんですが、
既存のお客様にも導入に力を入れていきます。
また、
使い方ひとつで、
ただのチャットなのか、
便利な情報伝達手段なのか、
大きく変わります。
例えば、
ＴＯをつけて送る、
ＴＯ ＡＬＬをつけて送る。
この違いを理解して区別できているか？
グループをカテゴリーに分類しているか？
ミュート機能の使いどころは？
引用、リンク、返信の使い方は？
これらを徹底することで、
お互いの情報伝達ミスが大きく減少し、
安心安全なツールへと変わるのです。
何事も最初にルールを作らず、
メンバー任せにしているからこうなるのです(^^;
明日の勉強会ではきっちりとメンバーに理解してもらい、
お客様にも伝えられるようになっていただきますよ。
常に改善、成長を心掛けます。
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