過去の数値から仕事をする税理士

数値を活かして過去と未来をつなげる

岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。

毎日ブログ1604日目

 

 

おはようございます！

年末と言えば大掃除。

身の回りは大掃除できていますか？

 

 

藤垣会計では、

事務所の大掃除は11月に済ませてしまいました。

年末は寒いし、

年末調整など仕事も忙しい時なので、

あえて11月に大掃除を済ませておいて

年末は身の回りを綺麗にする程度で

年末を過ごしています。

 

 

でもね、

私は昨日身の回りを整理整頓しましたが、

ものすごい量のゴミが出ました(^-^;

なぜものすごい量だったかというと、

今年は事務所の大きな変わり目の年でした。

というのも、

ペーパーレスを実現するキッカケの年になったからです。

春のテレワークの業務体制を活かして、

事務所内で作成する決算関係の書類を

すべてペーパーレスに変えたんですよね。

 

事務所を立ち上げたときから構想にあった

ドキュワークスを2月に導入しており、

その流れで一気にペーパーレスが実現しました。

整理整頓でなぜ大量のゴミが出たのかというと、

実はゴミではなくて古い資料の山を

スキャンしてしまったということ。

 

 

今まではなんとなく捨てられなかったものを、

思い切って捨ててしまったり、

迷うものはスキャンして残すという選択肢ができたので

一気に身の回りが綺麗になりました(^^)

 

 

ものの置き場所を整えることと

捨てることが整理整頓です。

まずは捨てて、

次に置き場所を決めることで

仕事も気持ちよく進んでいくというものです。

 

 

事務所内でも来年からは

預かっている資料をすべて一元管理する予定でいます。

つまり、

今まではお客様からお預かりした資料は

各担当者がそれぞれ自分の管理の下で

保管していました。

でもこれからはお預かり資料を置く場所を一カ所に決めて、

どのお客様からどれだけの資料をお預かりしているかを

見えるようにしていきます。

つまり資料の置き場所を全員の管理下に置くということ。

そして預かった資料の中身を確認しないスタッフもいることから、

確認済みの資料と、未確認の資料に分けて保管していきます。

そうすることで、

すぐに入力に移行できる資料なのか、

待ちがある資料なのかが明確になります。

中途半端な資料の収集状態で入力を始めるのは

とても非効率的なのです。

その都度資料をしっかり収集することを

徹底していきたいところです。

 

 

キャビネットの扉を閉めてしまうと

その中がどうなっているのかが

見えなくなります。

それはある意味ブラックボックスです。

資料の整理整頓をすることで、

来年は事務所全体の資料の管理まで

広げていきます。

 

 

ペーパーレスは事業の形を変えていきます。

ちまたでよく聞くようになったDX。

デジタルトランスフォーメーションは

ペーパーレスから入っていくと

事務所もスッキリ綺麗になっていくので

導入しやすいと思います！

自信をもっておススメします(^^)/

 

 

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