「整理」と「整頓」
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。
毎日ブログ862日目
おはようございます！
昨日は事務所にこもって
資料の整理や仕事の準備の日でした。
先週は水曜に事務所のイベントがあり、
それまでは準備などにバタバタしてました。
木曜は朝から税理士会の仕事で朝から夜まで名古屋。
金曜から土曜は氷見で研修講師のイベント。
日曜の昨日はフリー(^^♪
今日から三日間は東京で企業見学と
経営実践塾での学び。
この忙しい１２月に、
ぜんぜん仕事が進まない・・・
というわけで、
仕事に集中する日を作ることは
とても大事です。
私は日曜に一人で職場で
モゾモゾ仕事してる時が
一番仕事が捗ります。
平日は周りから質問、相談、電話など、
集中が遮られますよね。
平日にしっかり集中したいときは、
ひとりで応接室にこもります（笑
電話にも出ませんし、
緊急以外は連絡しないで！とお願いします。
日曜だったら、
そんなこと気にしないで
マイペースで仕事ができるのです♬
私の日曜の仕事のパターンは、
まずスタッフの日報をチェックします。
これは日々の日課です。
そして、机周りの整理から始めます。
この整理整頓が大変なのです(^-^;
ちなみに、
整理整頓の、
整理と整頓は、
意味が違うのです。
「整理」とは、
必要なものと必要でないものを区別し、
必要のないものを処分すること。
「整頓」とは、
整理して残したものを
次に使いやすいように
順序だてて配置することです。
私は整理に時間がかかるのですね。
まずは郵便物。
もう毎日たくさん届くんですよ。
いるもの、いらないもの。
これを分けて、いらないものを捨てます。
いるものは、
自分でファイリングするものと、
スタッフに指示するものに分け、
スタッフへ付箋などで指示をして
机に置いておきます。
次にメールです。
ある程度自動でフォルダ分けしているのですが、
手動でやるものもあり、
内容を確認しながら仕分けします。
すぐに返信できるものはその場で返信してしまいます。
次にいろいろな資料です。
会合に参加したときのもの。
今後の仕事や文章を書く時の資料、
勉強会などで活用できる資料など、
あちこちでいただく資料を、
今後使うものと使わないものに分けて、
使わないものを捨てます。
だいたい整理が終わると、
ドバっと重なった資料などの山を
せっせとファイリングやスキャンをします。
これが整頓というものです。
クリアファイルに入れてしまうパターンも
結構多いですね。
ファイルにまとめておけば、
次に確認するときも見やすいし、
新たに資料をもらった時にも
そこにファイルできます。
収納場所がはじめから定まっていると、
机周りがまとめやすくなりますね。
昨日は手帳のリフィルを
入れ替えもしました。
来年一年分のプランナーと
一年分のリフィルを収納するバインダーを
購入しました。
私はシステム手帳を使っているので、
デイリーの見開き２ページのリフィルを
３か月分程度、手帳にいれています。
ようやく来年分のが入り、
予定をバンバン書き込めます♬
こんなことをしているだけで、
２時間くらいたってしまうんです(^-^;
それから仕事。
・研修講師をする資料づくり
・申告書のチェック
・ブログを書く
こんなことをしているだけで
一日が終わってしまいました。
来年は自分自身の仕事をする予定を
事前に組み込んでから、
対外的な仕事を入れていきます。
そうしないと本当にしなければならない重要だけれど、
でも緊急ではない仕事が
やりきれなくなるからです。
クオリティタイムを設けて
仕事をしてきたつもりでしたが、
結局は周りとの仕事で時間を取られて
自分の仕事が後回しになってました。
日曜にやらなくても、
整理整頓ができている仕組みを
作りたいですね。
本当の意味でのプランニングが
来年の目標の一つです。
縁ある人を幸せにする目的のために、
組織を作るというビジョンがあり、
そのための日々の実践の始まりがプランニング。
来年が楽しみです。
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