気合いだけでは乗り切れない。
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士 藤垣寿通です。
おはようございます！
昨日の３月１５日で藤垣会計の確定申告が全て完了しました！
毎年のことですが、
この１か月間はとにかく業務が集中します。
お仕事は集中するのですが、
集中力は続きません(^^;)
だから、工夫が必要になるんですね。
タイトルに書きましたが、
もちろん気合いは必要です。
だけど、無理なものは無理なんです。
一人で抱え込んでしまう責任感の強いスタッフがいて、
「大丈夫か？」
と聞くと、
「大丈夫です！」
と返事が返ってきます。
だけど、
「○○の件、いつ頃できる？」
と聞いて、
「三日以内にできます！」
と返事をもらっていても、
いつの間にかズルズルと後になってしまうのです。
私が今年工夫した点を、
ご紹介しますね。
１月に井ノ上税理士のセミナーを受講して、
時間管理ツールを授かりました。
エクセルベースでできているタスク管理のツールです。
タスクシュートというソフトをご存知の方がいるかもしれませんが、
その発想を生かして井ノ上税理士が独自に使っているツールです。
正月から時間管理ツールを探していた私には、
まさに欲しかったものでした！
どんなツールかというと、
自分の一日の時間割を作っていくような感じです。
やることを時間の見積もりと共に打ち込んでいって、
終わるとチェックします。
すると、見積もり時間と実際の時間の差が表示される仕組みです。
そしてなにより、このツールが優れている点は、
その日一日のやることをリストアップしたときに、
何時までかかるかが分かるのです。
だいたい人はやりたいことを書き出していくと、
あれもやりたい、これもやりたいって感じになります。
すると、おそらくそのタスクをすべてこなして、
仕事が終わる時間は次の日までかかってしまうでしょう。
それぞれの見積もり時間を考えて仕事をリストアップする習慣がないから、
あなたの仕事はいつまでたっても終わらないし、
残業もなくならないのです。
と言いつつも、
私のこの１か月間は残業だらけでした。
しかし、数百の申告者のタスクをリストアップしておいて、
日々の予定にコピペしていくと、
全体の仕事量と現状の進捗が把握できるので、
ストレスなく業務を終えることができました。
特に、この毎日ブログを書きながら、
確定申告を乗り切れたのが例年と大きく違います。
毎日一定の時間を割きながら、
繁忙期の業務も滞りなく？終わらせられました。
しかも、相続案件も２件終わりました。
自分の仕事量の総量を見える化することと、
それらをタスク化して日々の予定に流すこと。
仕事の総量が分かるとそれを減らす工夫もできますね。
あなたも、ご自身が使われている管理ツールに、
業務の全体が把握できる資料を付けて、
さらに見積もり時間を加味できると、
違う世界が見えるようになります。
ぜひ試してみて下さい（＾＾
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