過去の数値から仕事をする税理士

数値を活かして過去と未来をつなげる

岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。

毎日ブログ1789日目

 

 

おはようございます！

この週末は台風と梅雨前線の影響で

大雨になるとのことでしたが、

幸いにも曇りや小雨程度で済みそうです。

ありがたいことですね。

 

 

さて、

昨日のブログの続きですよ。

昨日は問題の底にある構造に

意識を向けることで

問題を根本的になくすことをお伝えしました。

仕組みはなぜ必要なのか？

 

 

では具体的に、

何を見直せばいいのでしょうか？

 

 

ミスが起きたときに、

その人の特性だから仕方ないと

諦めてしまえば、

なにも改善されません。

またミスを繰り返すでしょう。

たまたま起こったミスを

どんな時系列で起きたのか、

どんなやり方だから起きたのか、

氷山の目に見えない下に潜むところに

メスを入れることで

根本的にミスが消える可能性があるのです。

昨日のブログをご覧くださいね。

 

 

でね、

うちの事務所でも

小さなミスがありました。

給料計算をして届けに行った書類が、

6月分ではなく5月分だったそうです。

お客様にお渡しする前に気がついたので

事情を説明して届けなおすことで

その場は問題とはなりませんでした。

しかし、

往復で1時間以上かかるところに

2往復していること自体が問題ですよね。

休憩時間がなくなり休息が取れなければ

またミスを引き起こすことにもなりかねません。

 

 

ではなぜ6月なのに5月分を持って行ってしまったか？

いくつか原因はあるかと思いますが、

気を付けたところでまた同じことを繰り返すかもしれません。

根本的な問題がどこにあるのか

あなたも考えてみてください。

 

 

私が着目したことは、

思考の継続性です。

例えば、

6月の給料計算の業務をします。

次に別の会社の5月分の月次入力をします。

ちなみに、

給料計算はリアルタイムなので当月の処理をしますが、

月次処理などは過去分の入力なので

必ず先月以前の仕事をします。

この後で給料の資料を届けようと書類を印刷するときに、

もしかしたら月次入力をしていた5月につられて

給料の印刷画面で無意識に5月と

入れてしまっているかもしれません。

 

 

だとしたら、

給料計算の業務と印刷の業務の間に

違う月の月次入力を挟むことで問題が起こるのですよね。

解決策の一つとしては、

給料計算をしているときに印刷資料まで

先に作ってしまうことです。

幸いにもドキュワークスというペーパーレスソフトを

使っているので、

データで先に完成させてしまえば、

出掛ける時には完成データから紙を印刷すればよいのです。

これで月の入力間違いはなくなるのです。

 

 

仕組みとして給料計算をするときは

一気に印刷データまで完成させると決めておくだけで

その後の月の間違いがなくなるので、

この仕組みは社内に落とし込んでいこうと思います。

 

 

あなたが経営者であれば

常に思考の先には氷山の下の構造に

目を向けることです。

社内でも部下をもつメンバーも同じですね。

 

 

では現場で業務を受け持つメンバーはどうすればよいでしょう？

それは、同じことです。

出来事レベルのことに惑わされず、

常に構造を意識することです。

出来事　→　時系列　→　構造

この順に思考を深めていきましょう。

視点次第でミスは防げるのです。

 

 

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