藤垣会計ブログ

過去の数値から仕事をする税理士

数値を活かして過去と未来をつなげる

岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。

毎日ブログ1144日目

 

 

おはようございます！

日曜の今日は、

仕事に行こうかと思っていましたが

ゆっくりお休みすることにしました。

最近は夜のお付き合いが続いたり、

昼休みもほとんど取れない日が

続きました。

生存の欲求は低いはずなのに（笑、

さすがにキツく感じるように。

今日は一日何もせず、

ゆっくり本を読んで過ごします♬

 

 

さて、

昨日は一日名古屋にて

計画の立て方セミナーを

受講してきました。

久しぶりの受講でしたが

講師の説明がとてもよくて

一日があっという間でした！

 

 

そんな学びの中で、

言われてみればそうだ！

という話がありました。

冒頭にも触れましたが、

最近はやりたいことを予定に入れ過ぎて

朝から晩まで、

いっぱいいっぱいのスケジューリング。

あなたはプライオリティマネジメントって

ご存じですか？

 

 

プライオリティマネジメントとは

優先順位付けの技術で、

緊急軸と重要軸で

4つのグリッドに分けます。

緊急で重要なものを第一領域、

緊急じゃないけど重要なものを第二領域、

緊急だけど重要じゃないものを第三領域、

どちらでもないものを第四領域と

分けて考えます。

 

人は第一領域のことをやると、

次に第三領域のことに

流れていってしまい、

第四領域までいってしまいます。

すると、

緊急じゃないけど重要な第二領域のことが

出来ないのですね。

第二領域ができてないと、

緊急度が高い出来事が続き、

成果が上がりにくくなります。

 

 

 

そんなわけで、

第二領域のことを

出来る限り優先させようと

しているのですが・・・

ちなみに第二領域って

どんなことかというと、

経営者にとっては

商品開発、

人材育成、

リクルート、

仕組みづくり、

自己開発、

マーケティングなどなど。

どれもが急ぎではないけれど、

やらないといけないことばかり。

 

 

でね、

無理くり第二領域のことを

予定に入れているのですが、

そのおかげで更に時間が無くなるという

本末転倒な感じの状態に

なってしまいました。

 

 

 

ではどうしたらいいか？

って話です。

昨日のセミナーの講師の中川翔太さんは、

こんな説明をしてくれました。

（こちらでは領域ではなく象限と呼んでます）

第二象限のことを実行するために、

第一象限、第三象限、第四象限を

減らす戦略を持つことが重要なのだと。

 

まずもって、

第一象限は、

そもそも第二象限からやってきます。

1か月前には急ぎではなかった重要な仕事が、

期限ギリギリになると

緊急で重要な仕事になるのですから。

つまり、

先にやらないから

いつまでたっても

第一象限に追われてしまう現象が

起きるのですね。

いつも大事な仕事をしてるけど

急ぎのことばかりの人は、

先送りの習慣や、

グズの習慣がある可能性があります。

前倒しで仕事を進めることを

実践しない限り、

このタイプの人は永久に忙しいままです。

仕事を前倒しにすることで、

第一象限は減らせます。

これを実行していきましょう。

 

 

では次に第三象限を減らす方法です。

第三象限の出来事は、

急な電話対応や、

急な来客など、

外から入ってくる要因が多いのが

特徴ですね。

こんな場合には二つの方法で

対処していきましょう。

一つ目は、

コミュニケーション能力を発揮すること。

電話がかかってきた相手の方と、

どれだけ関係性を壊さずに

話を早く切り上げるか。

急なお誘いにも、

どれだけ上手にかわせるか。

人との関係性が壊れてしまわないように、

自分の時間を確保するために、

コミュニケーション能力を発揮しましょう。

二つ目は、

人を使う技術を高めることです。

委任とも言います。

仕事を周りへ

どれだけ上手く割り振るか。

これも、

ただ単に仕事を周りに回すばかりでは、

自分の周りには人がいなくなってしまいます。

上手に周りとかかわっていってくださいね！

 

 

そして第四象限を減らす方法です。

この緊急でも重要でもないことって、

存在しなくていいのですが、

どうしても一定時間ここにたまります。

どんなことが多いのか、

それぞれご自身で統計を取ってみるといいと思います。

24時間を自分はどうやって使っているか、

集計してみると分かるのですが、

絶対に30分～1時間程度、

何をしていたか分からない時間が出てきます。

空白の時間ですね。

この時間は不必要な時間ですね。

同様に、

悩んでいる時間。

この時間も空白の時間と一緒です。

ちなみに悩んでも悩まなくても、

仕事の質には一切関係ないそうです。

悩むのは暇だからだという言葉も

聞いたことがあります。

悩む暇があったら手を止めず、

とにかくどんどん先に進めていくべきです。

後でまとめて質問すればいいのですから。

悩む時間からは何も生み出しません。

仕事が遅い人の特徴が、

この時間が多いんだそうです。

悩んでいる時間を一生懸命仕事をしていると

勘違いしてしまう人が多いのが問題なのですが、

その時間は第四象限ですからね。

手を止めないように意識しましょう。

 

 

第四象限は、

とにかく「あいまいさ」から

生まれるとのことでした。

つまり、

移動時間にしても、

本を読む時間と決めてあれば

第二象限になります。

睡眠不足の時には

寝る時間だと決めてあれば、

それも必要な時間になります。

でも何も決めてなければ、

それはボーっと過ごしてしまい、

スマホ触ってるだけになります。

これが第四象限なのですね。

最初からその時間の使い道を

決めておくことが、

時間を生み出すコツなのです。

 

 

 

ということで、

第一象限、第三象限、

第四象限を減らすことで、

第二象限の時間を作り出す！

という話を聞いてきました(^^)

自分の時間管理、出来事管理も

見直してみます！

あなたも是非見直してみてくださいね！

 

 

 

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