「生産性」を上げる仕組み作り
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。
毎日ブログ805日目
おはようございます！
昨晩は久しぶりにランニング。
15キロ走りましたが、
最後はバテバテでした。
あと1か月でフルマラソンなので、
調整が遅れすぎてますが、
ある程度体裁は整えたいです(^^;
さて、
昨日の「生産性」の話しの続きを
考えてみたいと思います。
ちなみに昨日のブログはコチラ
昨日の内容は、
生産性とは、
アウトプット/インプット
どれだけのインプットで、
どれだけのアウトプットをするか。
少ない時間やコストで、
大きな成果が出せれば、
それは生産性が高いと言えますね。
そんな内容の話しと、
仕事には、
１．お客様が価値を感じる仕事
２．お客様は価値を感じない仕事
があるという話しでした。
この話を補足すると、
最近よく聞くようになった言葉の
「属人化」。
２のお客様が価値を感じない仕事には
属人化された仕事が多く含まれるのです。
自分だけのこだわりで時間をかけてしまっていても、
何も評価されない仕事があります。
その人にしかできない仕事を
「属人化している」と言いますが、
良い意味と悪い意味があるんですね。
悪い意味ではこのように
お客様が価値を感じない仕事が含まれるということです。
ちょうど金曜の夜に仕事をしていた時に、
研修で使うパワポの文字の配置を、
あーでもない、こーでもないって、
スタッフと二人で調整していましたが、
「あ、これって価値のない仕事だよね！」
って気が付き、配置は適当に決めました（笑
どこに配置されていようが、
受講生にとっては何の価値も変わらないからです。
無駄に自己満足するためだけの時間を
使っていました。
これが生産性を削いでいるというわけです。
では、
どうしたら価値のない仕事を
減らしていけるでしょうか？
それは「標準化」しかありません。
仕事の取り組み方が決まっていないから、
社員ごとに勝手に基準を決めていくんですよね。
その基準の違いが生産性を落としていたりするんです。
一定の仕事のルールを通り、
それに従って取り組むことで、
迷う時間が減ります。
この迷っている時間を
「アイドルタイム」
と言いますが、
この累積がかなり大きいのです。
特にパートさんや新人社員さんは、
一つ一つの仕事をするたびに
「これはどうやって処理したらいいのだろうか」
と疑問に思い手が止まります。
以前の処理を見直してみたり、
他の顧客の仕事を見てみたり、
自分なりに調べてみても結局分からない。
以前Aさんに聞いたように処理をしても、
Bさんからは違う処理の仕方を指示される。
社員ごとに違うルールを覚えることが
無駄でしかありません。
だから先ず行うべきは「標準化」ですね。
次に行う作業は「見える化」です。
属人化ともいえますが、
その人がしている仕事が、
何に取り組んでいて、
どこまで仕事が進んでいるか、
ちゃんと周りに見えるようになっていますか？
例えば、
パートさんが処理をする仕事が
現在待ちの状態のものがどれだけあるのか、
それが分かれば先の仕事の予定が組めます。
急ぎの仕事がきても対応は早くできます。
全体が見えていて仕事をするのと、
目の前の仕事しか見えてなくて仕事をするのとでは、
大違いです。
車の運転でも、
１００ｍ先のカーブを事前に予測できているのと、
カーブ手前１０ｍで気が付くのとでは、
対応が違いますよね。
急ブレーキ、急ハンドルでは、
とりあえず事故がなくても、
そのうち大きな事故につながりそうです。
仕事の標準化が進んできたら、
その全体が見えるようにする、
その進捗が見えるようにする、
といった情報の共有が重要になるのですね。
ここまでできれば御の字ですが、
その先にあるのは「平準化」です。
平準化というのは、
平たくすること。
季節ごとの波や、
月ごとの多い少ないといった波を
小さくすることに注力します。
波が大きいということは、
負荷がかかる時に、
余計なコストが多くかかる傾向にあります。
閑散期にも固定費の負担がかかりますね。
仕事が標準化でき、
それを見える化できるようになれば、
ある程度の先の予測ができるようになります。
するとどうなるか。
例えば、
税理士業界では確定申告の時期が
とても業務が集中します。
その時の仕事には、
年に一回だけ資料を持ってくる人が
けっこういらっしゃるんです。
その処理をするだけでも
時間がとられていきます。
もしも仕事の閑散期の業務が読めるとしたら、
その時に少しでも先に資料を届けてもらうなど、
年に1度から数回に分けて仕事が
できるかもしれませんね。
平常時の業務がシステム化され
スムーズに流れていれば、
もっと繁忙期の業務を振り分けることが
できていきそうです。
こんな感じに平準化を進めていきます。
仕事の生産性を上げるといっても、
いろいろな視点で考えられます。
標準化、見える化、平準化という
一見流れがないような三つの項目も、
実は標準化が土台で、その上に見える化があるのです。
そして最後に平準化を持ってくると、
スムーズに業務を改善していけそうです。
取り組むことが多すぎて
何からやっていいかが見えにくくなりますが、
全体を俯瞰しながら、
詳細に積み上げるという地道な作業の先にしか
ゴールはありません。
生産性を上げるために、
弊所でも一つ一つ取り組んでいきたいです！
何か参考になれば嬉しいです(^^)/
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