クローズドリストを活用する
過去の数値から、
仕事をする税理士。
その数値を活かして、
過去と未来をつなげる
未来会計士 藤垣寿通です。
おはようございます！
私の事務所は今日が
仕事始めになります！
今年もよろしくお願いします。
とは言いながら、
実は正月中も仕事を
していました。
2日と4日は、
正月にしかできない
仕事をしていました。
具体的には、
今年にやりたいことを
整理して、
行動レベルに
落とし込む作業を
しました。
また、
気になっていた書籍を
いろいろ読みましたよ。
昨日は仕事で使っている
ToDoアプリに
やる事を片っ端から
追加しました。
でも、仕事はToDoリストだと
増える一方なんですね。
やる事リストは忘れ止め効果と
頭の中をスッキリさせるために
利用していますが、
やり切った感はありません。
その理由がこの本に
書いてありました。
仕事に追われない仕事術
マニャーナの法則
簡単に一言でまとめると、
その日に終わる分だけ
仕事を組み立てるということ。
ToDoリストではなくて、
クローズドリストで
仕事をまわすことで、
ストレスなく、
成り行きではなく、
自分でコントロールして
仕事ができるのです。
一つの仕事にかかる時間って
あなたは分かりますか？
一つ一つの仕事時間を
積み重ねていくと、
その日にやる仕事が
完了する時刻が推測できますよね。
はじめからそうやって
仕事を組み立てていけば、
やりたいことに集中できるように
なっていきます。
ToDoリストで管理すると、
どんどん仕事が増えていって、
完了しないリストになってしまいます。
それに対して、
クローズドリストとは、
その日にやると決めた仕事
以外は増やさないリスト
なんですね。
ただ、これをやるためには、
・仕事の推測時間を
分かっていないと見積もれない。
・突発的にくる仕事に
どう対応するのかという問題
を、どう対応するのか。
仕事にかかる時間を
見積もるためには、
実際に自分の仕事を
計測するといいですよ。
何に、どれだけ時間を使っているか、
意外と知らないものですから。
突発的な仕事の対応が、
とても難しいです。
業務の種類にもよりますし。
基本的には次の3パターンに
区分していきます。
１、即時に対応
２、今日中に対応
３、明日に対応
電話やメール、
上司や部下からの仕事、
毎日いろいろな仕事が
発生します。
結構多いのは、
この2パターンしか
選択肢を持っていない人。
１、即時に対応
２、後で対応
とりあえず即時に対応して、
その時対応できなかったものは
後で対応するというやり方です。
この人のやり方だと、
成り行き任せでやりたい仕事が
できなくなってしまったり、
後に回した仕事が、
いつまでも完了しなくなってしまう
という危険があります。
そのためには、
3パターンの選択肢から、
基本的に
「明日に対応」
する。
翌日に対応しても、
大半の仕事は問題ありません。
サボってるわけではありません。
ちゃんとその日の仕事は
しっかりやってます。
理想の姿は、
反射的に仕事に取り掛かるのではなく、
一度仕事を整理してから
取り掛かれる状態です。
そのためには、
ある程度のバッファとなる時間を
持っていなければいけません。
明日が基本といっても、
その場で対応すべきことは
出てきますから、
そこは臨機応変に
対応してください。
税理士の仕事は、
これから繁忙期に入ります。
どうしても追われる仕事に
なってしまうので、
今年は自分でコントロール
できるように、
仕組みを作り上げようと
考えています。
上手い仕組みができたら、
使ってるソフトややり方、
考え方などをご紹介しますね。
