それぞれの責任
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。
毎日ブログ2367日目
おはようございます！
1月というのはいろいろな提出期限が重なっていて
めちゃくちゃ忙しい(^-^;
今年は年末辺りには
年末調整の入力が例年より少し楽になりました。
仕組みを変えていて、
年末調整の入力を分解して
先に入力できるところを済ませておいたからです。
こうやって書くとなんてことない事ですが、
今までまとめて処理するのが当たり前と考えている
私たち会計事務所の人間には
仕事を分解するということにパラダイムシフトなのです。
でもね、
その後の仕事の期限目標が明確じゃなかったから
年が明けてからはなんだかいつものペースに戻ってしまいました(^-^;
なんのために年末の業務を早くできるようにしたのか
これでは分からないですよね💦
来年の年明け後の業務のイメージは
私の中にはできたので来年は楽しみです。
そしてあらためて課題を見つけました。
チームで仕事をやるために仕事を分解して
それぞれの担当ごとに何をするのかを割り当てて
仕事を流していきます。
これが今月の業務で取り組んでいることですが、
その課題が今日見つかりました。
というのも、
誰がどこまでを完璧にやるのかを決めてないものだから、
最初から最後までちゃんとチェックもされないうちに
最終工程の私のところに上がってきたのです。
その業務は法定調書合計表というのですが、
お客様担当も社内制作もどちらも
それぞれの部署の責任が明確になっていなかったのですね。
これはミスというより事務所の人為的ミスというか
仕組みを作るときにそれぞれのやり切る責任を
決め切っていませんでした。
藤垣会計では一人担当制から
製販分離という業務改善に取り組んでいて、
複数チームで業務を遂行できるように
数年かけて変化してきています。
ただ、あらためて当時の製販分離のテキストを読み返したとき、
大きなポイントを忘れていたんですよ。
それが、
責任を明確にしなければ失敗する
ということ。
一人なら全部の情報が頭に入っているから
情報不足でミスすることはありません。
でもチームで分担して行うからこそ
情報が行き届かないことを想定しなければなりません。
そのうえでどのチームがどこの業務を確実にやり切るかを
決めていかなければならないのです。
ここを明確に決めずに仕組みを作ってしまったので
ミスが生じたのですね。
これは気づいていないところで他にもあり得ること。
業務の工程を考えるときに
それぞれの責任まで考えていかなければなりません。
今回改めて仕組みづくりの難しさと怖さを感じました。
やるなら徹底的に仕組みを完成させます。
来年の年末調整が楽しみです♬
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