ツールの見直し
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。
毎日ブログ2906日目
おはようございます！
３連休が終わって、７月もいよいよ後半に入ります。
藤垣会計では事務所イベントとして予定していた経営者向け経営計画合宿が終了し、
また半年先の講座に向けて準備を始めていきます。
さて、
今日は業務で使用するツールについてお話しします。
世の中には数多くのサービスが存在し、
会計事務所においても何に対してどんなツールを使うのかを
明確にしておかないと事務所の標準ルールがあやふやになってしまいます。
デメリットとしてミスが多くなることが想定できます。
多くのツールが複数並行して存在すると、
例えばお客様との連絡するツール。
電話以外のツールを、
電子メール、
ライン、チャットワーク、スラック、メッセンジャー、
会計事務所向けのWEBツール、
これらをお客様に合わせてその都度切り替えていたら
おそらく見落としが出てくるでしょう。
情報は一か所に集めることというのが
仕事においては大原則です。
ちなみに、
弊所ではチャットワークをコミュニケーションツールとして
活用しています。
理由はシンプルです。
事務所としてアカウントを管理できるものでないと困ること。
ラインのように社員個人に依存していると、
その業務情報が個人に委ねられてしまいます。
それを避けたいことがあります。
また、
電子メールのように個々の社員しか見られない中で
やり取りが進むことも推奨できません。
チャットグループの中でお客様とやり取りすることで
情報の抜け漏れが防ぐことができるし、
部下の誤った指導など上司が指導育成することもできます。
藤垣会計であまり気にせずに来てしまったことがありまして、
それがお客様からのデータの受け渡しとしての機能です。
なんとなくチャットの中で受け渡しをすることが多くて、
チャットの画面がものすごい勢いで資料が流れていきます。
お客様が資料を送っていただくたびに、
チャット画面がどんどん流れていき、
過去にどんなやり取りをしていたかを確認するだけでも
めちゃくちゃ遡って確認する必要が出てきていたんです。
そう、
よく考えてみると、
データの受け渡しのツールが決まっていなかったんですよ。
チャットはただ単に連絡ツールなわけで、
数多くの会計資料を受け渡すための機能はありますが、
それを同時に使用することの弊害の方が多くあったんですよ。
ということで、
次回の事務所の全体ミーティングでは
データのストックとなりうる受け渡しツールを
何を使っていくことがベストなのかを検討して決めていきたいと思います。
グーグルドライブやドロップボックスもよいと思うし、
なにか新しいツールがあればそれも知りたいですね。
一つ一つのツールの使途をあらためて明確にしていきます。
あなたの会社ではどのツールをどう使っていますか？
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