電子帳簿保存法への対応が分からず不安な社長へ！何を電子で保存すべきか、中小企業が最低限やるべき対応を判断できるように解説

結論から言います。中小企業がまず押さえるべきは「メールやネットでやり取りした請求書・領収書などのデータは、紙に印刷して終わりにせず、データのまま保存する」という一点です。理由はシンプルで、電子でやり取りした取引記録はデータでの保存が求められる方向にあるからです。対象は特別な会社ではありません。ネット通販で備品を買う、メールでPDFの請求書を受け取る。それだけで関係してきます。「うちみたいな小さい会社も本当に必要なの」「今までどおり紙に出して保管じゃダメなの」「何から手をつければいいのか分からない」。岐阜で経営される社長からも、この三つの声を本当によく聞きます。この記事では、細かい条文の丸暗記ではなく、まず何を残せばいいのか、どこで迷いやすいのかを整理し、明日から動ける判断の順番が持てるようにしていきます。

この記事のポイント

  • まず対象になるのは「電子でやり取りしたデータ」です。メールに添付されたPDF請求書やネット通販の領収書など、最初からデータで受け取ったものが中心になります。
  • 紙の書類をわざわざスキャンする義務とは別の話です。紙で受け取った請求書をデータ化するかどうかは会社の任意で、そこを混同すると必要以上に身構えてしまいます。
  • 制度は今後も見直される可能性があります。細かい要件や経過的な扱いは変わりうるため、最新の判断は税理士など専門家に確認するのが安全です。

この記事の結論

  • 電子で受け取った請求書・領収書は、データのまま保存するのが基本。
  • まずは保存する「場所」を一つに決めるだけでも前進する。
  • ファイル名に日付・取引先・金額を入れると、後で探しやすい。
  • 紙の書類のスキャン保存は任意。無理に全部やろうとしない。
  • 迷ったら、自社の取引量に合わせて専門家と最小構成を決める。

まず「何を電子で残すのか」をはっきりさせる

正直なところ、電子帳簿保存法という言葉が難しすぎて、入り口で止まってしまう社長がとても多いです。でも、やることの核は驚くほど狭い範囲から始められます。

対象は「最初からデータで受け取ったもの」

一番の要点は、メールやウェブを通じてデータでやり取りした取引記録です。たとえばメールに添付されたPDFの請求書、ネット通販の購入履歴からダウンロードする領収書、クラウドサービスの利用明細。これらは最初から紙が存在しません。こうした「電子取引のデータ」は、印刷した紙ではなくデータのまま残しておく、という考え方が基本になります。逆に、昔ながらに郵送で届いた紙の請求書は、これまでどおり紙のファイルに綴じても構いません。ここを分けて考えるだけで、対応すべき範囲がぐっと絞れます。

紙のスキャンは「やってもいい」であって「必須」ではない

よくあるのが、「机の上の紙を全部スキャンしなきゃいけないんですよね」という誤解です。ある岐阜市の建設業の社長も、そう思い込んで見積りソフトの導入まで検討していました。実際に整理してみると、その会社が本当に手を打つべきだったのは、メールで届く外注先からの請求書PDF、月にせいぜい二十件ほどの保存方法だけ。紙の領収書をデータ化するかどうかは任意で、無理にやる必要はありませんでした。「なんだ、それならすぐできる」と、肩の力が抜けた表情になったのを覚えています。範囲を見誤ると、いらない投資までしてしまう。だからこそ、最初の切り分けが大事なのです。

判断基準:自社の「電子取引の量」で決める

どこまで仕組みを整えるかは、他社の真似ではなく自社の取引量で決めるのが現実的です。目安として、次の順で考えてみてください。第一に、月に電子で受け取る請求書・領収書がおおよそ何件あるか。第二に、それが数件なら専用のフォルダ一つで足りることも多い。第三に、月に百件を超えるような規模なら、検索や保存を自動化するソフトの検討価値が出てきます。件数が少ないのに高機能なシステムを入れても、使いこなせず宝の持ち腐れになりがちです。ケースによりますが、まずは今ある道具の範囲で始め、足りなくなったら足す。この順番が失敗しにくいと感じています。実際、月十件ほどの会社が同業に勧められるまま数十万円のソフトを契約し、結局フォルダ保存に戻した例もありました。安いから、有名だから、で決めない。自社の件数という物差しを一本持っておくだけで、判断はぶれにくくなります。

「どう保存すれば安心か」を具体的に落とし込む

制度の考え方が分かっても、実際の手が動かなければ意味がありません。ここでは、明日から真似できる形に落とします。

まずは保存場所を一つに決める

最初の一歩は、大がかりなシステム導入ではありません。「電子で受け取った書類はここに入れる」という保存場所を一つ決めることです。パソコンの共有フォルダでもクラウドの保存先でも構いません。実は、多くの中小企業でつまずくのは技術ではなく運用です。担当者ごとにバラバラの場所へ保存してしまい、後で「あの請求書どこ」となる。ある小売業では、社員三人がそれぞれ自分のパソコンに保存していて、税務の確認時に半日探し回ったことがありました。場所を一つにするだけで、この種の混乱はかなり防げます。

ファイル名のつけ方で後の手間が変わる

地味ですが効くのが、ファイル名のルールです。おすすめは「日付・取引先名・金額」を入れる形。たとえば「20260731_〇〇商店_88000」のように統一します。こうしておくと、後から特定の取引を探すとき、フォルダ内を名前で並べ替えるだけで見つかります。先ほどの半日探し回った小売業も、この命名ルールを決めてからは、探す時間が体感で十分の一になったと話していました。最初は「面倒くさい」と社員から不満も出ました。最初の一か月は徹底されず、抜けも多かった。それでも三か月ほど続けたら、誰も意識せず当たり前にできるようになっていました。習慣になるまでの我慢どころ、とも言えます。

「完璧」を目指しすぎないという判断

ここが本当に伝えたいところです。制度対応というと、最初から百点を目指したくなります。でも中小企業の現場では、それが一番の挫折要因になります。日本政策金融公庫などの調査でも、中小企業の多くは経理を少人数、時に社長自身が担っている実態があります。限られた人手で完璧を狙えば、本業が止まる。だから、まずは「電子データはデータのまま、決めた場所に、分かる名前で残す」。この最小構成から始めて、運用しながら整えていく。最初は半信半疑だった社長ほど、始めてしまえば「思ったより普通のことだった」と拍子抜けすることが多いのです。なお、細かい保存要件や経過的な取り扱いは今後も変わりうるので、自社に必要な水準は専門家に一度確認しておくと安心です。

よくある質問

Q1. うちは小さい会社ですが、それでも対応は必要ですか

規模は関係ありません。メールで請求書を受け取る、ネットで買い物をするなど、電子でのやり取りがあれば対象になります。まずは電子で受け取る書類の保存から始めれば十分です。

Q2. 紙で届いた請求書はどうすればいいですか

これまでどおり紙で保管して構いません。紙をデータ化するかどうかは任意です。まず優先すべきは、最初からデータで届く書類の保存方法を整えることです。

Q3. 印刷して紙で保管ではダメなのですか

電子で受け取ったものは、データのまま残すのが基本の考え方です。念のため印刷するのは自由ですが、印刷したから元データを消してよい、とは考えないほうが安全です。

Q4. どんな道具から始めればいいですか

特別なソフトは必須ではありません。共有フォルダやクラウドの保存先を一つ決めるだけでも第一歩になります。月の件数が数十件までなら、これで足りることも多いです。

Q5. 保存し忘れたデータが見つかったらどうすれば

気づいた時点で、決めた保存場所に入れて整理しておきましょう。過去分をどこまでさかのぼるかは状況によります。不安なら税理士に相談して優先順位を決めるのが現実的です。

Q6. ファイル名は決まった形式があるのですか

厳密な指定にとらわれるより、まず社内で統一することが大切です。日付・取引先・金額を入れる形が探しやすく、実務でよく使われています。

Q7. 制度はこの先も変わりますか

細かい要件や経過的な扱いは、これまでも見直されてきました。今後も変わる可能性があります。だからこそ、最新の判断は専門家に確認するのが安全です。

Q8. 何から相談すればいいか分かりません

「電子で受け取る書類が月に何件あるか」を伝えるだけで十分です。そこから自社に必要な最小限の対応を一緒に絞り込めます。完璧に準備してから相談する必要はありません。

最後に整理しておきたいこと

  • まず対象は「電子で受け取ったデータ」。ここに集中する。
  • 紙のスキャンは任意。範囲を広げすぎない。
  • 保存場所を一つに決めるだけで混乱は大きく減る。
  • ファイル名に日付・取引先・金額を入れて探しやすく。
  • 完璧より継続。最小構成で始めて運用しながら整える。
  • 要件は変わりうるため、自社の水準は専門家に確認する。

電子帳簿保存法は、言葉の難しさの割に、最初の一歩はとても小さくて済みます。「よく分からないから後回し」にしているうちに、書類は日々たまっていきます。まずは今月受け取ったデータを一つのフォルダに集める。それだけでも、会社は確実に前へ進みます。岐阜で長く商売を続けてこられた社長ほど、几帳面に紙で残してこられた方が多い。その丁寧さは、保存場所とファイル名のルールに置き換えれば、そのまま電子でも活きます。自社に必要な範囲が分からず迷っているなら、早めに専門家へ相談し、最小限の形を一緒に決めてしまうことをおすすめします。一人で完璧を目指すより、そのほうがずっと早く、心も軽くなります。

経営の悩みを、一人で抱え込まないでください

岐阜の藤垣会計事務所にご相談ください

会社の数字・資金繰り・経営計画・事業承継・相続まで、社長の不安は一つひとつ違います。

経営計画を考える前提として、企業成長・資金繰り・人材・承継まで含めた背景知識を整理したい方は、先にこちらもご覧ください。

経営計画とは何か（背景知識の整理）

このテーマは、判断の切り口ごとに考え方が分かれます

以下では、代表的な視点を整理しています。

同じテーマ「税務」の最近の記事

藤垣会計事務所はこちら

藤垣会計事務所
〒500-8367 岐阜県岐阜市宇佐南2丁目5-5
TEL：058-215-1030
メールでお問い合わせ：https://fujigaki-tax.com/contact

藤垣会計事務所