整理と整頓の違い、分かりますか？
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。
毎日ブログ1341日目
おはようございます！
新しい一週間が始まります。
藤垣会計では育休明けのメンバーが
今日から職場復帰してくれます。
嬉しいことですね。
さて、
今日のタイトルは整理整頓。
実は、
藤垣会計の4月の重点取り組み項目が
整理整頓なんですよ。
毎月新しいテーマを設けて
そのテーマについて意識して取り組むことを
１月から始めました。
最終的には毎月取り組んできたことが、
事務所の評価の項目となってくる予定です。
評価制度を導入する前に、
どんなことを意識するのかを
毎月取り組んでみるということをしています。
恥ずかしながら、
わが藤垣会計事務所は、
資料であふれかえっています(^_^;)
確定申告が終わったタイミングなので、
お客様からお預かりした資料など
どんどんお返ししてスッキリしてほしいものです。
税務や会計の世界は、
ずっと昔は紙ベースの業務でした。
しかし近年は電子申告が始まったり、
クラウドの活用など、
どんどん紙じゃなくてもよくなってきました。
どこまでできるかはまだ分かりませんが、
うちの事務所でもペーパーレスを目指すことにしました！
2月にドキュワークスというソフトを導入し、
複合機もこれに合わせて富士ゼロックス製に
変えたところです。
というか、
ちょうど複合機を変えるタイミングと
うまくタイミングが合いました。
元々やりたかったことが
ようやく実現に近づいてきました。
しかし、
いきなりペーパーレスという環境は
作れるはずもありません。
ルールが決まっていないからです。
また、
自分の仕事環境をそれぞれのメンバーが
整理整頓できるような状態にしなければ、
上手くいかないことが予想されます。
整理と整頓は似ていますが意味が違います。
整理とは、
乱れた状態にあるものを整え、
不要なものを取り除くことをいいます。
つまり、
「机の上を整理する」とは、
不要なものを捨て、
使いやすいようにすること。
整頓とは、
正しい位置にきちんと置くことで、
次に使う時に迷いがない状態にしておくこと。
「机の上を整頓する」とは、
配置の規則を決めて、
その配置規則にそって整えること。
整理と整頓を合わせて整理整頓。
整理整頓とは、
いらないものを捨てて、
次に使いやすい状態に整えることをいうのです。
ポイントはルールです。
どんな基準で捨てたらいいのかが
分からない人って
すごく多いんです。
例えば、
書棚の中に何年も前の資料などが
そのまま取ってあったりするのですが、
明らかに一度も見返していないんですよね。
「いつか使うかもしれない」と思って
捨てずに置いておくのですが、
たいていその資料が保存されていることすら
気が付かないのです。
だから、
「1年間使わなかった資料は捨てる。
心配であればスキャナーで保存する。」
これだけで十分です。
また整頓が苦手な人も多くいますね。
資料があちこちに置いてあるので、
とても危険なのです。
違う仕事の資料が混ざってしまうと、
その資料が探せなくなってしまったり、
最悪の場合、
違うお客様のところに
別のお客様の資料を送ってしまうとか。
一つの仕事を取り組んでいる時は
他の仕事に手を付けないというルールを
しっかり守る必要がありますね。
また、
机に上や引き出しの中など、
何がどこに置いてあるのかを
たまには確認する必要もありますね。
ちなみに、
私も昨日は名刺を整理しました。
「整理」、つまり処分しました。
なんとなく捨てられずに溜まりに溜まった名刺が
おそらく数千枚あったので、
シュレッダーに入れました。
よく考えたら、
いただいたほとんどの名刺は、
エイトというクラウドサービスで
管理しています。
だから紙で現物を持っておく必要は
必ずしもなかったんです。
引き出しが一つ大きく空いたので
気持ちがいいです♬
あなたも整理整頓、
してみてください。
コロナのおかげで出かける時間が減りました。
普段できなかったことに
取り組むチャンスですよ(^^)/
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