仕事に追われている人は必読！？｜仕事に追われない仕事術
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士 藤垣寿通です。
毎日ブログ582日目
おはようございます！
そろそろ確定申告のストレスが
抜けなくなってきた頃ですね。
とにかくやることが多い！
約1年少し前に、
時間管理の書籍を片っ端から
読み漁りました。
その時に印象に残って、
今でも続けている習慣があります。
あえて言いますが、
「新しい仕事は明日やる」
という習慣です。
日頃はクイックレスポンスという行動指針のもと、
お客様のためになることは
すぐに行動することにしています。
でも、
毎日の仕事を計画通りにこなすためには、
その日にする仕事は
基本的に朝の時点で計画されているのです。
だから、
その日に電話があって依頼されても、
その日には取り掛かりません。
もし時間があったとしても、
その時間はバッファといって
調整に使うための余白です。
だから、
その日に発生した仕事は
翌日以降にしかしません！
なんだか横柄な感じ？
いやいや、
この確定申告の時期ですら
そうやっているんですよ。
そうしないと、
私の仕事は深夜でも終わらないし、
それこそストレスが抜けません。
今はスタッフ達が仕上げてくれた
書類のチェックをしています。
決算書でチェック。
申告書でチェック。
電子申告データチェック。
電子署名に送信。
これが私の仕事です。
次から次へ上がってくる書類を
その都度全部返すことは無理です。
だから、
「今日上がってきた仕事は
急ぎの場合を除いて
明日にしか見ない。」
そう決めることで、
書類が溜まっていても、
自分が今日こなす仕事さえ
片付けられていれば、
気持ちよく帰れるのです♬
でね、
仕事術マニアの私は、
スマホの仕事管理アプリは
有名どころはほとんど試してます。
それでToDoリストを作るアプリを
有料なものも使ってましたが、
随分前から使っていません。
ToDoリストは、
書き出しても仕事を効率的に
こなせるわけではありません。
もっと言うと
優先順位と効率は
関係ありません。
だから、
ただひたすらリストアップされ
優先順位をつけただけのToDoリスト
の順に仕事をすることは、
いつまでたっても仕事が
減っていかないという、
メンタル的につらい状況に
追い込まれるのです。
だからToDoリストでの
仕事の管理をやめました。
とはいっても
その日にやるべきこと、
やりたいこと、
これらをその日の計画に落とすための
ToDoリストを使っています。
ひたすらリストアップされている
ToDoリストとは違って、
ただその日にやることなので
ストレスにはなりません。
という書籍では、
こういった決められたToDoリストを
クローズリストといいます。
クローズリストとは、
「ここまで！」
というラインがひかれた仕事のリストです。
ラインの下には何も追加できません。
クローズリストの反対は
オープンリストと言って
代表的なものがToDoリストです。
やるべきことが増えれば、
次々に仕事は追加されます。
毎日の仕事の計画において作るべきは
クローズリストなのですね。
これが良いのは３つあると書籍で紹介されてます。
１、クローズリストの仕事は、
追加される仕事によって妨げられない。
２、クローズリストは大きくならない。
仕事を続ければ、必ず小さくなる。
３、「必要な仕事はすべてやる」という前提なら、
優先順位は不要。
クローズリストで仕事をしようとするならば、
突発的な仕事をどれだけ減らすか、
いかに集中して仕事ができるかがポイントです。
ここで大事な注意点があります。
突発的なものがすべて悪いわけではありません。
そもそも突然かかってくる電話が
本業の場合もあるわけです。
消防士が火災の連絡を受けたからと言って、
その電話が突発的ではありません。
消防士はそれが仕事なのですからね。
きちんと計画を立てるということを
していない人が、
ただ単にその日の仕事を後に回すだけだと
勘違いしないでくださいね。
今日の計画した仕事をするために、
今日発生した仕事は
明日にしかやらないのです。
毎晩、次の日にする仕事が
山積みになっていますが、
ストレスなく帰れるのは
この習慣のおかげかもしれません。
あなたに参考になればうれしいです♬
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