具体的だから行動できる
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士の藤垣寿通です。
毎日ブログ1289日目
おはようございます！
今日はバレンタインですね♬
と言っても今日は一日名古屋なんです。
私にはあまり関係ないみたいです。
さて、
最近では毎月一回、
業務の見直しをする時間を取っています。
本当に意味がある時間だなぁと感じています。
何をやっているのかというと、
例えばあるお客様の業務について、
時間のかかり方がちょっと多くないかなって
気になるところについて
担当者たちとミーティングをするのです。
すると何が出てくるかっていうと、
こちらが意図していないことを
たくさんやってくれているんですよね。
「え！？、
そんなことまでやってるの？」
の連発です。
例えば、
あまり意味のない照合作業や、
時間をかける必要のない資料の整理作業に
毎月毎月何時間もかけていたりするんです。
それはやらなくていいよ！って
誰も教えてなくて、
担当者も作業者に任せっきりで、
どうやってやってるか聞かないし、
出来上がった成果物だけをみて
そこにチェックをしているだけだったんです。
だから作業のプロセスで
作業者が何をやっているのか？
何に時間をかけているのか？
これらをチェックできていませんでした。
これらは作業者のスタッフには
落ち度はないんです。
だって、
「仕事はまずは型どおりに
教えてもらったとおりにやってください。」
と伝えてありますから、
言われた通りにしてくれるんです。
また、言われなかったら
以前の処理に倣って作業をしてくれます。
こう教えているから正しいのです。
では何が問題だったか？
それは経営者である私や、
作業を直接依頼するスタッフが
明確な指示をしないことにあるのです。
説明するのも時間がかかるので、
「とりあえず、やっておいて！」
「とにかく前と同じようにやってください。」
そんな指示をしているから、
作業者はそのようにするのです。
指示するときには、
本当に細かいところまで個別具体的でないと
伝わらないのです。
毎月のここにある資料は、
「このファイルにこうやってまとめてください。」
「この請求書の照合は必要ない。
この請求書も照合しなくていい。
でもこれは内容を確認して、
こう処理してください。
なぜなら○○だからです。」
具体的に説明するときには、
やり方とその理由を
セットで伝えること。
理由まで分かることで、
他への応用が利きます。
理由を伝えなければ、
その都度何度も似たようなことを
説明しなければなりません。
これを今までしてこなかったことで、
スタッフたちには多くの時間を
使わせてきてしまいました。
概論的な標準化の話も大切ですが、
本当に個別具体的な視点で見直すことも
同時にやっていかなければ、
何も改善しないなぁと実感してます。
あれもこれも、
一度に全部はできないけれど、
この積み重ねがスタッフたちが
楽しく仕事ができるようになることを信じて
継続していきます(^^)
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