仕組みを作る｜ミスを減らす
過去の数値から仕事をする税理士
数値を活かして過去と未来をつなげる
岐阜市の未来会計士 藤垣寿通です。
毎日ブログ439日目
おはようございます！
実はこの記事は書くのが2回目。
ほとんど書き終えて、
原因不明のPCフリーズ！
なんともならなくなり電源オフ。
再起動後、
書きかけの記事は
跡形もなくきれいに消えてました(-_-;)
たまにあるんですよね・・・
さて、
気を取り直して
仕組化のお話をします。
何の仕組みの話しかというと、
ミスを減らすために確認作業を
きちんと取り入れるという話しです。
「そんなこと、
当たり前だろう！」
なんて言いたくなりますが、
その「確認作業」って、
定義されてますか？
もし定義されてないのなら、
その仕事の出来上がりは
人によってばらばらの精度だと言えます。
最近、うちの事務所でよくあるパターンは、
成長途上のスタッフ達によく起こります。
ある程度自身の仕事が完成されていれば
その仕事の精度を上げるということを
余裕をもって取り入れて仕事ができます。
しかし、
まだ慣れていないところで
どんどん新しい業務が増えていくと、
とにかくやってみるだけで精一杯。
見直しまでしているほど
精神的に余裕がないのかもしれません。
とは言っても、
私の仕事は数字を扱う仕事です。
間違っているとお客様に迷惑が掛かります。
では、どんな確認をすればいいのでしょうか？
ミスが見つかったとき、
スタッフに聞いてみました。
「ちゃんと確認したの？」
「すみません、
一応確認したつもりだったんですけど・・・」
うん、だよね。
「確認したつもり」なんですよね。
全力で仕上げた仕事を
同じ力で見直すって
相当大変なことです。
だから、
なんとなく上から下まで
さらっと目を通す程度の
確認をする程度になっていたのでしょう。
確認ということは、
「それを一からやってみて
同じ結果になること」
くらいのレベルでやることだと思ってます。
要は検算ですよ。
電卓で叩いて2回同じ数字になれば
間違いありませんよね。
それを仕事でも同じようにするということ。
「そんな面倒くさいこと
やってられないよ！」
と言われそうですが、
心配いりません。
税理士試験の簿記論で
検算をするときって
限られたところなんですよね。
当たり前にできるところは
いちいち検算しませんよ。
自分が不安なところは
確実に合わせたいから
検算するんです。
そう考えれば、
自分が過去にミスったことがあるところは
必ず再計算やチェック、見直しをする。
自分で見直したら見つけられないなら、
ペアを組んで複数名でチェックする仕組みを作る。
そのルールを怠ってミスったら
それはペナルティですよね。
それくらいの仕組みを作っていかないと
ミスは減らないと思ってます。
うちの事務所は
もともと仕組みがなくて
自然とやりやすいような仕事の流れで
担当スタッフ達がそれぞれの
やり方で仕事をしてました。
だから少しずつルールを作ってきましたが、
「確認作業」の仕組みはありませんでした。
新ルールをスタッフ達と話し合いながら
作っていきたいと思います。
新たにできたルールがあれば
ここでご紹介していきますね(^^)
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